In Office kunt u een wachtwoord gebruiken om te voorkomen dat anderen uw documenten, werkmappen en presentaties openen of wijzigen. U kunt dan gemakkelijk wachtwoorden verwijderen om de beveiliging van een document of werkmap op te heffen als alleen-lezen niet meer nodig is. U kunt ook documentbeveiliging gebruiken om de typen wijzigingen te beperken die revisoren kunnen aanbrengen.

Een wachtwoord toevoegen of verwijderen om toegang te beheren

Als u een wachtwoord wilt instellen voor een bestand van Word, Excel of PowerPoint, klikt u op Bestand > Info > Document beveiligen > Versleutelen met wachtwoord.
U wordt gevraagd een wachtwoord te maken en dit vervolgens te bevestigen. Nadat u een wachtwoord hebt toegevoegd aan het bestand, moet u het bestand opslaan om het wachtwoord toe te passen.

Tip: Stuur het wachtwoord via een ander medium, zoals WhatsApp naar de ontvanger.

Nadat u een wachtwoord hebt toegevoegd aan een bestand, moet dat wachtwoord worden ingevoerd om het bestand te kunnen openen. Als u het wachtwoord wilt verwijderen, opent u het bestand (waarvoor u het huidige wachtwoord nodig hebt) en gaat u naar Bestand > Document beveiligen > Versleutelen met wachtwoord. Verwijder het wachtwoord en klik op OK. Het wachtwoord wordt pas definitief verwijderd als u het bestand opslaat.

Gebruikers toestaan uw bestand te lezen, maar controle hebben over wijzigingen

Klik in een open document op Bestand > Info > Document beveiligen. U ziet de volgende opties.

Markeren als Definitief

Geef door dat u een definitieve versie van een bestand gaat delen, zodat de kans kleiner is dat revisoren of lezers per ongeluk wijzigingen aanbrengen.

Wanneer een bestand als definitief wordt gemarkeerd, is het niet mogelijk om te typen, bewerken, opdrachten uit te voeren en controle markeringen te gebruiken. Bovendien krijgt het bestand het kenmerk Alleen-lezen.
Wanneer u een document als definitief markeert, wordt u gevraagd of u het bestand wilt opslaan. De volgende keer dat u het opent, ziet u boven aan het document een geel bericht met de tekst MARKEREN ALS DEFINITIEF. Als u op Toch bewerken klikt, wordt het document niet meer gemarkeerd als definitief.

Belangrijk: Markeren als Definitief is geen beveiligingsfunctie. Elke gebruiker die het bestand opent, kan namelijk op Toch bewerken klikken als ze deze instelling willen negeren. Markeren als Definitief is niets meer dan een waarschuwing voor personen die het bestand openen dat deze versie als definitief moet worden beschouwd. Als u echt wilt voorkomen dat het bestand wordt gewijzigd, moet u de hieronder beschreven functie Bewerken beperken gebruiken.

Bewerken beperken (alleen Word) Hiermee bepaalt u welke typen wijzigingen in het document kunnen worden aangebracht. Wanneer u Bewerken beperken selecteert, ziet u deze opties:

  • Opmaakbeperkingen Hiermee worden de opmaakopties beperkt, zodat het geselecteerde uiterlijk behouden blijft. Klik op Instellingen om de stijlen te selecteren die zijn toegestaan.
  • Bewerkingsbeperkingen U kunt zelf bepalen hoe het bestand kan worden bewerkt. U kunt bewerkingen ook uitschakelen. Klik op Uitzonderingen of Meer gebruikers om te bepalen wie het document kan bewerken.
  • Onderaan het deelvenster ziet u Machtiging beperken . Gebruik Windows Live ID om machtigingen te beperken.
    U kunt een Windows Live ID of een Microsoft Windows-account gebruiken om machtigingen te beperken. U kunt machtigingen toepassen via een sjabloon die door uw organisatie wordt gebruikt of u kunt machtigingen toevoegen door op Toegang beperken te klikken.

Wanneer u klaar bent om de geselecteerde beperkingen voor bewerken in te schakelen, klikt u op Ja, afdwingen van beveiliging starten om een wachtwoord toe te voegen of gebruikersverificatie te selecteren.